Organización Inteligente
Automatización de convenios Hyland
Muchas organizaciones gestionan convenios y contratos con procesos manuales, dispersos entre áreas y sin trazabilidad, lo que genera demoras, errores y pérdida de control. Con Hyland OnBase, el flujo de convenios se digitaliza de punta a punta: formularios Unity centralizan datos y documentos, las notificaciones automáticas conectan a las áreas involucradas y la firma electrónica (Signio) cierra el proceso con seguridad y validez jurídica. El resultado es una gestión de convenios más ágil, trazable y controlada, aplicable a sectores como educación, gobierno, salud, servicios financieros y empresas de servicios.
Caso de uso: Gestión de convenios
Retos
Registro disperso de la información de convenios y alto riesgo de errores.
Solución
Formulario centralizado en Hyland OnBase que consolida todos los datos y documentos asociados a cada convenio
Beneficio
Mejor control, trazabilidad completa y menor error humano en la gestión de convenios.
Retos
Retrasos en los avisos de nuevas solicitudes a las áreas responsables.
Solución
Notificación automática desde Hyland a la Oficina o área responsable del desarrollo de convenios.
Beneficio
Se agiliza el inicio del flujo y se evitan olvidos o cuellos de botella en la etapa inicial.
Retos
Gestión manual sin control claro de estados ni decisiones sobre las solicitudes.
Solución
Interfaz en Hyland que permite validar, aprobar, devolver o rechazar solicitudes desde un mismo punto
Beneficio
Centraliza la gestión, estandariza decisiones y mejora la trazabilidad del estado de cada convenio.
Retos
Falta de seguimiento automático entre las diferentes áreas que intervienen en el convenio.
Solución
Envío automático de notificaciones al área correspondiente en cada etapa del proceso.
Beneficio
Se mantiene la continuidad del proceso sin depender de recordatorios manuales.
Retos
Validaciones lentas y sin registro estructurado de las decisiones.
Solución
Formularios editables para que cada área apruebe o rechace directamente dentro del flujo en Hyland.
Beneficio
Mayor agilidad y control en las validaciones internas, con registro de cada acción realizada.
Retos
Demoras entre revisiones por falta de coordinación entre las áreas.
Solución
Notificaciones automáticas entre áreas a medida que se completa cada revisión.
Beneficio
Flujo continuo entre responsables, sin intervención manual para avisar o escalar.
Retos
Falta de avisos intermedios y demoras entre etapas (incluida la revisión jurídica), lo que interrumpe el flujo y genera incertidumbre sobre el estado del convenio.
Solución
Hyland OnBase orquesta el flujo completo con notificaciones automáticas en cada hito clave, incluyendo el paso posterior a la revisión jurídica.
Beneficio
El proceso avanza de forma continua y ordenada, sin depender de recordatorios manuales, evitando retrasos y manteniendo total visibilidad del estado del convenio.
Retos
Aprobaciones finales manuales y lentas, procesos de firma no integrados y publicación del convenio en los sistemas internos de forma manual y tardía.
Solución
Desde Hyland se gestionan las aprobaciones finales y el envío automático a firma electrónica (Signio u otra), y al completarse la firma se envía el convenio aprobado al área de tecnología para su publicación.
Beneficio
Se reduce el tiempo de cierre del convenio, se asegura una trazabilidad digital de punta a punta y se acelera la puesta en producción, evitando reprocesos y errores administrativos.
Retos
Control deficiente de minutas y versiones, y una interacción poco controlada con aliados externos para la revisión y aceptación del convenio.
Solución
Hyland centraliza la gestión legal y documental, crea y controla versiones de las minutas y habilita formularios Unity para que los aliados acepten o rechacen las minutas de forma digital.
Beneficio
Mayor eficiencia en las revisiones legales, se evitan errores por versiones desactualizadas y se mantiene trazabilidad completa de las respuestas y acuerdos con las contrapartes
Hyland impulsa una gestión tributaria moderna, segura y eficiente, alineada con las necesidades de cumplimiento y optimización operativa de las empresas actuales.