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Financiero

Proceso de validación de facturas en el sector financiero: cómo la automatización y la integración con la DIAN pueden agilizar el proceso.

En un entorno empresarial cada vez más competitivo, la automatización de procesos se ha convertido en una capacidad clave para mejorar la eficiencia y el rendimiento.

Nuestro cliente, una empresa líder en el sector financiero en Colombia, reconoció la necesidad de modernizar sus procesos manuales para ofrecer un servicio de calidad y mejorar su posición en el mercado. La empresa necesitaba simplificar la validación de facturas pendientes por procesar ante la DIAN, la entidad gubernamental en Colombia encargada de regular y supervisar el comercio internacional en el país.

Gracias a la implementación de la solución de automatización de Microsoft Power Automate, nuestro cliente redujo significativamente el tiempo y los recursos necesarios para realizar esta tarea crítica, lo que permitió a los colaboradores concentrarse en actividades más valiosas para el negocio. 

Además, la implementación logró una integración altamente eficiente con la plataforma web del portal transaccional de la DIAN, que permitió una mayor eficiencia en el manejo de operaciones y cumple con las regulaciones y políticas en Colombia.

La automatización del proceso de validación de facturas pendientes a procesar reduce riesgos y mejora la productividad al reducir los tiempos de ejecución, los errores humanos, y aumentar la eficiencia en el manejo de operaciones.

 

¿Cómo era el proceso antes de la implementación?

La integración de facturas pendientes en la plataforma web del portal transaccional para su validación ante la DIAN, puede ser un trabajo tedioso para cualquier colaborador del área financiera o contable.

Antes de la implementación de Microsoft Power Automate, el empleado debía ingresar al módulo de facturación para consultar las facturas, y una vez realizados los filtros correspondientes al mes, se procedía a presionar un botón para procesar las facturas pendientes, una a una, hasta completar todas las transacciones.

Este proceso debía ser llevado a cabo diariamente antes del mediodía por un colaborador de la empresa. El número de facturas a procesar puede ser muy alto, lo que se traduce en un tiempo de ejecución que varía entre 1 y 2 horas, dependiendo de la cantidad de facturas a procesar. En última instancia, todas las facturas deben quedar procesadas en la DIAN a fin de mes

¿Cómo era el proceso antes de la implementación?

La integración de facturas pendientes en la plataforma web del portal transaccional para su validación ante la DIAN, puede ser un trabajo tedioso para cualquier colaborador del área financiera o contable.

Antes de la implementación de Microsoft Power Automate, el empleado debía ingresar al módulo de facturación para consultar las facturas, y una vez realizados los filtros correspondientes al mes, se procedía a presionar un botón para procesar las facturas pendientes, una a una, hasta completar todas las transacciones.

Este proceso debía ser llevado a cabo diariamente antes del mediodía por un colaborador de la empresa. El número de facturas a procesar puede ser muy alto, lo que se traduce en un tiempo de ejecución que varía entre 1 y 2 horas, dependiendo de la cantidad de facturas a procesar. En última instancia, todas las facturas deben quedar procesadas en la DIAN a fin de mes

¿Qué problemas presentaba el cliente?

 Pudimos identificar varios problemas con el procesamiento de facturas que afectaban la operación de la empresa:

🟠   Existía un riesgo alto de que algunas facturas no fueran procesadas correctamente por un error del colaborador. Esto podría generar problemas con la DIAN y afectar negativamente a la empresa.

🟠   El proceso se realizaba de forma manual, lo que resultaba repetitivo y aburrido para el colaborador encargado de esta tarea. Esto podría afectar su capacidad para realizar otras tareas importantes en la organización.

🟠   Todas las facturas debían ser procesadas obligatoriamente al final de cada mes, lo que podía causar retrasos significativos debido al gran volumen de estas.

🟠   Debido a la cantidad de facturas que se procesaban, existía un riesgo mayor de cometer errores en los datos de cada una, o dejar alguna factura sin procesar.

Para simplificar y agilizar este procedimiento, la empresa consideró implementar una solución automatizada de integración a la DIAN. Dicha solución podría integrarse fácilmente con el portal transaccional de la empresa y la plataforma de la DIAN, procesando todas las facturas pendientes de manera automática en cuestión de minutos.

Cómo orquestamos el proceso de madurez digital:

En ITIS entendemos lo importante que es contar con procesos eficientes y libres de errores. Nuestra solución de automatización de procesos permite a las empresas y sus colaboradores automatizar tareas manuales y repetitivas en sus procesos de facturación.

Gracias a Microsoft Power Automate, creamos flujos de trabajo personalizados para nuestro cliente, que se adaptan a las necesidades específicas de su negocio. Esta solución le ha permitido reducir los errores que se presentaban en los procesos de facturación, mejorando la precisión en la gestión de estos. Además, al tratarse de una plataforma altamente flexible, Microsoft Power Automate pudo integrarse fácilmente con otros sistemas de software de la empresa, lo que le permite actualmente crear flujos de trabajo completos.

¿Cómo opera actualmente el proceso con la operación automatizada?

  • 1

    Para este caso desarrollamos una solución automatizada de periodicidad diaria que se ejecuta a las 12:00 y a las 23:00 horas.

  • 2

    El proceso implica que el colaborador ingrese al portal transaccional y acceda al módulo Consulta de factura. Ahí, se aplicará un filtro de datos para verificar los registros correspondientes.

  • 3

    El filtro utilizado en la solución contempla un período que abarca desde el primer día del mes en curso, hasta el último día de este.

  • 4

    Una vez ejecutado el filtro, se procede a aplicar la visualización de registros y capturar la cantidad de registros encontrados.

  • 5

    Finalmente, se realiza la acción de procesar cada una de las facturas encontradas, una por una, presionando el botón correspondiente hasta culminar el proceso completo.

Con nuestra solución de automatización, no solo se reduce significativamente el tiempo de procesamiento de facturas pendientes, sino que también ayudamos a nuestro cliente a minimizar los errores humanos y mejorar la precisión del proceso.
Actualmente, cumplir con los requisitos de la DIAN es una actividad que se realiza de manera mucho más rápida, lo que permite a sus colaboradores enfocarse en otras tareas relevantes y realizar sus labores de manera más efectiva, maximizando su productividad y contribuyendo al crecimiento de la empresa.

Beneficios de la automatización del proceso de validación de facturas pendiente a procesar:

En ITIS nos comprometemos a brindarte soluciones que te permitan optimizar tus procesos empresariales y maximizar tu productividad. ¡Contáctanos y descubre cómo podemos ayudarte a consolidar la capacidad de automatizar tus procesos de negocio!

¿Te gustaría conocer más sobre cómo la automatización puede convertirse en un aliado estratégico de tu organización?
Si quieres disminuir costos mientras aumentas la satisfacción de tus clientes, te invitamos a ponerte en contacto con nosotros

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