Organización inteligente
Gestión Unificada de Información Estudiantil con Hyland
Una sola plataforma para conectar a toda la comunidad universitaria
Una reconocida universidad del país transformó su modelo de gestión documental con OnBase, centralizando la información de estudiantes, docentes y personal administrativo en la nube, con trazabilidad, eficiencia operativa y una experiencia digital unificada.
Caso de uso: : Centralización de la información
Reto
Documentación incompleta y procesos manuales.
Beneficio
Se implementó la automatización de procesos, con control de versiones y firma digital a través de la plataforma OnBase, asegurando expedientes completos, actualizados y trazables en todo momento. Esto permitió una reducción significativa en los tiempos y cargas operativas, eliminando tareas manuales y mejorando la eficiencia del equipo administrativo.
Reto
Mala experiencia por traslados físicos entre sedes.
Beneficio
Se implementó una plataforma centralizada en la nube que permite el acceso inmediato a la documentación desde cualquier ubicación, eliminando la necesidad de traslados físicos y facilitando la gestión remota. La institución logró una mayor disponibilidad de la información y acceso desde cualquier lugar, mejorando la experiencia del usuario y permitiendo modalidades de trabajo más ágiles y eficientes.
Reto
Falta de trazabilidad y visibilidad en auditorías..
Beneficio
Se implementó una solución con trazabilidad en tiempo real, control de versiones, firma digital certificada y acceso unificado, que permite auditar procesos y documentos desde una sola pantalla.
Esto se tradujo en una mayor seguridad de los datos, cumplimiento normativo y continuidad del negocio, permitiendo enfrentar auditorías con confianza y reducir los riesgos institucionales.
Reto
Sistemas lentos y sin integración (SharePoint, SIS, ERP).
Beneficio
Se adoptó una plataforma transversal y flexible como OnBase, que se integró de forma fluida con los sistemas institucionales, unificando la experiencia del usuario y reduciendo la dependencia de desarrollos a medida. La universidad obtuvo una experiencia tecnológica más ágil, segura y escalable, reduciendo desarrollos legados, acelerando la adopción digital y fortaleciendo su infraestructura para el crecimiento.
Evidencia de Impacto
La universidad avanzó hacia su madurez digital, mejorando la eficiencia institucional y la experiencia de estudiantes, docentes y personal administrativo con procesos más rápidos, seguros y conectados.