Tipo de contenido:

Caso de Uso

Solución:

Sector:

Educación Superior

¿Cómo organizar la información de mis estudiantes en un solo lugar?

Conoce cómo puedes conectar digitalmente el personal administrativo, docentes y estudiantes en una Institución de Educación Superior:

Este caso relata parte del camino hacia la madurez digital de una de las Instituciones de Educación Superior (IES) más importantes del país; esta universidad encontró varios retos de gestión de información, pérdida de solicitudes, dificultad en el control y en el análisis de métricas de los procesos institucionales, sumado a una gran cantidad de documentación física, originando demoras e ineficiencias en los procesos internos de la Universidad.

¿Cuál era la problemática?

La institución buscaba garantizar la validez y seguridad de sus documentos en línea, siendo una Universidad reconocida  por la innovación en sus programas académicos, requería de la implementación de soluciones en la nube y tecnología de última generación para mitigar los riesgos, actualizar de manera automática la documentación, evitar la pérdida de información, dar visibilidad a los procesos y aliviar las pesadas cargas administrativas que implica manejar una gran cantidad de información en todos sus departamentos.

 

Oportunidades de aceleración en la Universidad:

  • Uno de los retos para la implementación de la tecnología OnBase en la Universidad, era reemplazar la plataforma SharePoint, al igual que apoyar el cambio del sistema académico (SIS) y la plataforma de gestión financiera (ERP) hacia el sistema SAP.
  • El sistema de gestión documental en general resultaba lento e insuficiente para el cambio que estaba iniciando la Universidad.
  • Las carpetas con la documentación de los estudiantes se encontraban incompletas para realizar diversos procesos administrativos.
  • La transferencia de documentos físicos entre sedes generaba mala experiencia para sus estudiantes.
  • Las validaciones para procesos de auditoria resultaban complejas por la cantidad de documentos no digitalizados, procesos no estandarizados y falta de trazabilidad en la información.

Debido a los avances tecnológicos actuales, se requería por parte de la Universidad la introducción de una plataforma única, que apoyara su gestión documental, la administración de casos y la administración de sus procesos de negocio.

Cómo orquestamos el proceso de madurez digital:

La Universidad requería de una plataforma que acelerara la toma de decisiones y pudiera mejorar la comunicación entre sus departamentos. Era indispensable debido a las necesidades presentadas por las distintas áreas de la institución, que esta solución fuera transversal, flexible y de rápida implementación.

La plataforma de soluciones OnBase, se adapta perfectamente a esta necesidad, ya que ofrece acceso directo a la información y la automatización de procesos, además de integrarse con sistemas de información para estudiantes, los documentos y los datos existentes de los mismos, permitiendo el almacenamiento de estos en una sola plataforma con acceso inmediato en la Nube.

Los procesos implementados han permitido actualmente a la institución, proyectarse como una Universidad Digital, impactando positivamente la interacción entre los actores de cada uno de los procesos de la organización, como es el control sobre la documentación, versionamiento en la documentación, reducción de tiempos, entre otros.

 

Beneficios de la implementación:

  • Minimizar los tiempos de entrenamiento al unificar la salida a producción con una única experiencia para el usuario, al integrarse con las aplicaciones que se manejan actualmente en la Universidad

  • Unificidad en archivos y expedientes entre distintas sedes

  • Reducción del trabajo manual

  • Actualizaciones automáticas de software

  • Proporcionar infraestructura con potencial de crecimiento

  • Incrementar la seguridad de los datos

  • Contar con estrategia de recuperación inmediata de información ante cualquier inconveniente

  • Garantizar la continuidad del negocio.

  • Copias de seguridad de archivos y bases de datos

  • Costos de hardware eliminados

  • Mayor disponibilidad de la información para la comunidad educativa

  • Permite que el personal administrativo trabaje desde cualquier lugar

Áreas de impacto:

Conoce las áreas y los resultados de la universidad en la que orquestamos OnBase:

En ITIS orquestamos procesos de Transformación Tecnológica y Digital para Instituciones de Educación Superior; durante los últimos 25 años hemos acompañado algunas de las más grandes IES de Colombia en su proceso de adaptación a nuevas tecnologías y soluciones, estamos listos para acompañar tu proceso.