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Caso de Éxito
Educación Superior
Transformando la planificación académica en la Universidad de la Costa – CUC
Segundo Lugar en Barranquilla como institución con más alto estándar de calidad en investigación, innovación e impacto social, según el Ranking Global Scimago Institutions 2018
Desde su creación, en el año 1971, la Universidad de la Costa (CUC) ha orientado su gestión en función de convertirse en una institución de referencia por su alta calidad, promoviendo por años la excelencia en formación académica e investigativa, y para lograrlo se ha apalancado en el avance de las nuevas tecnologías y su implementación en los procesos internos.
Como en la mayoría de las universidades, la CUC enfrentó importantes dificultades para asegurar que el objetivo de garantizar formación académica de calidad se cumpliera ante un crecimiento sostenido de la matrícula que parecía superar la capacidad de infraestructura física, así como niveles máximos de complejidad en la planificación horaria de los estudiantes con la no concordancia de la disponibilidad de un profesor, resultantes de horarios y planificación académica creada manualmente.
En la CUC, el Departamento de Estadísticas de Información es el encargado de planificar, diseñar, cargar, verificar y posterior a eso, analizar la oferta académica de la universidad. De su gestión depende la administración total de la proyección de demanda y requerimientos docentes.
Anteriormente, el equipo de este departamento realizaba la planificación académica empleando un excel, que cada uno de los programas educativos enviaba al departamento de estadísticas indicando cuántos grupos de cada asignatura se iban a abrir, con sus respectivos horarios. En este departamento, se consolidaba toda la información enviada, se cargaba uno a uno cada grupo en el sistema académico, y se buscaban manualmente los recursos físicos donde necesitaban estar estos grupos. Un proceso que podía durar unos tres meses y que era realizado por tres personas, mientras que para los programas académicos, se podía contar con un auxiliar en cada uno, lo que sumaba unas doce personas.
Es necesario optimizar tareas como la contratación de profesores que, hacerlo de forma manual, nos estaba generando una contratación innecesaria, lo que no solo aumentaba los costos, también proporcionaba una mala experiencia para el docente que luego no veía cubierta la cantidad de horas prometidas. Estábamos simulando escenarios futuros para planificar y hacerlo de forma manual tenía altas probabilidades de errores.»
Alex Castro – Director del Departamento de Estadísticas – CUC
Sin dudas, la inteligencia artificial y el análisis de datos abren un abanico de oportunidades para que las Instituciones de Educación Superior logren niveles máximos de eficiencia en la gestión educativa y la planificación académica. Con esta idea clara, la CUC se propuso brindar una mejor experiencia educativa a una matrícula de más de 12.000 estudiantes, cuya tasa de crecimiento ronda el 2% anual.
Con la implementación de Darwin, la CUC optimizó el uso de su infraestructura actual y disminuyó costos asociados a la docencia, teniendo un retorno de la inversión de hasta cuatro veces por año.
Además de haber podido atender de forma eficiente los problemas actuales de cara a la oferta académica, hoy se cuenta con información basada en simulación para la toma de decisiones y la planificación sobre escenarios futuros como la contratación de personal docente y el uso de nuevos espacios físicos, lo que permite una mejor atención a la demanda futura
Darwin fue implementada con la dedicación exclusiva de dos personas de nuestra universidad y un especialista de la solución tecnológica, en menos de dos meses, y pudimos cumplir con los objetivos de puesta en producción, logrando disminuir los reprocesos de la oferta académica”.
Alex Castro – Director del Departamento de Estadísticas – CUC
En la gestión académica universitaria, el uso de inteligencia artificial sin dudas aporta eficiencia en simulaciones, predicciones, el trabajo colaborativo y planificación. Tras la implementación de Darwin, la Universidad de la Costa logró niveles altos de eficiencia en la toma de decisiones y un óptimo desempeño para la planificación académica; esta es una solución que se ha convertido en el soporte tecnológico para la modernización de la Universidad, frente a un entorno cada vez más competitivo.
Logros de la CUC con DARWIN
Una mejor planificación horaria permitió reducir la cantidad de grupos de estudiantes y mejorar la distribución del personal docente, optimizando el tiempo dedicado a formación y con una considerable reducción de costos por contratación, comparada con la programación manual. Mientras que la repartición de los espacios de la universidad logró una distribución más eficiente, mejorando el uso de los edificios, tasa de uso de sillas y obteniendo mejores porcentajes de grupos completos”.
Alex Castro – Director del Departamento de Estadísticas – CUC