Tipo de Contenido
Solución
Sector
Universidad
Fabricante
Caso de éxito
Educación Superior
Tipo de Contenido
Caso de éxito
Solución
Sector
Educación Superior
Universidad
Fabricante
En 2011, la Universidad de la Sabana (Colombia) se vio afectada por una inundación en su campus, que resultó en considerables pérdidas tanto en infraestructura como en documentación, afectando el desarrollo normal de las clases y las operaciones académicas.
Tenían tres meses para recuperar todos los daños ocasionados, y el éxito sólo sería posible mediante el trabajo en equipo de todas las personas de la universidad. Todos se dedicaron por completo a la reconstrucción de los servicios académicos, lo que implicó realizar cambios importantes en la gestión interna y estratégica de la universidad. Uno de estos cambios significativos fue la migración de sus datos a la nube, con el fin de prevenir que eventos como la inundación volvieran a afectar internamente, tal como sucedió en esa ocasión.
Iniciaron definiendo tres pilares fundamentales: asegurar el aprendizaje, implementar nuevos modelos de gestión y garantizar la calidad del servicio, fortaleciendo la mejora continua de todos los procesos. Para lograrlo, adoptaron un enfoque analítico para tomar decisiones fundamentadas en datos y sustentar cada una de sus acciones futuras. El enfoque principal de la Universidad hacia la optimización de sus procesos tenía como objetivo garantizar la calidad del servicio y ofrecer un valor agregado al estudiante desde el momento de su ingreso a la universidad hasta su graduación, preparándolo para su inserción exitosa en el campo laboral.
Inteligencia artificial como apoyo para garantizar buena experiencia de servicio
Como parte de su proceso de transformación digital, la Universidad de la Sabana se propuso mejorar la eficiencia en su infraestructura física, debido a los numerosos reprocesos en la asignación de salas, así como el trabajo manual y repetitivo realizado por las facultades.
Las unidades académicas dedicaban gran cantidad de tiempo a la gestión de horarios y solicitaban una mayor disponibilidad de espacios físicos. Sin embargo, al realizar supervisión de la infraestructura, se percataban de salas de clases desocupadas.
Como parte del nuevo enfoque de gestión, en 2014 la Universidad tomó la decisión de implementar Darwin, una herramienta con motores de IA diseñados para optimizar la infraestructura y apoyar el crecimiento de la demanda, garantizando una mejor experiencia tanto para estudiantes como para docentes.
“Con Darwin se eliminaron los procesos manuales y finalmente ha sido posible asignar 96% de planta física”.Sandra Giraldo – Jefe de Innovación y Desarrollo Tecnológico
Factores claves del éxito
Gobierno
La transformación debía estar liderada por las autoridades de la Universidad, quienes poseen una visión integral de los objetivos y pueden lograr el éxito mediante la colaboración de las distintas unidades. Se encargaron de escuchar las experiencias de las personas, analizaron los procedimientos y los resultados, y desarrollaron un plan de acción en colaboración con Foris, elaborando un roadmap del proyecto adaptado a las necesidades de la institución.
El objetivo era facilitar el acceso a planes de estudio, historiales académicos, disponibilidad de profesores y otros recursos relevantes. Esta información era extraída del sistema académico de la universidad (SIS) y luego era integrada a Darwin, generando indicadores para las facultades con tableros de control que ofrecían una visión completa de los datos, lo que enriquecía el proceso de toma de decisiones.
“Vivir la transformación digital significa aprovechar las oportunidadesque se identifican para desarrollar las estrategias y retos que permite alas Universidad el logro de sus más altos objetivos”.Sandra Giraldo – Jefe de Innovación y Desarrollo Tecnológico.
Análisis institucional
La implementación de Darwin ha permitido a la Universidad consolidar sus datos, lo que facilita el análisis de aspectos como la capacidad de las aulas y el tamaño de los grupos, contribuyendo así a una planificación académica más eficiente.
Los directivos, en colaboración con las facultades, han dado los primeros pasos hacia la optimización de los espacios físicos. Esto implica establecer puntos de control y elaborar planes de acción basados en la información recopilada de todos los programas académicos. De esta manera, se pueden realizar los ajustes necesarios en las mallas curriculares y obtener información de alta calidad que respalde la toma de decisiones..
Hicieron un análisis de todos los cargos de las unidades académicas, definiendo el rol que desempeñarían, para evaluar quienes debíanincorporarse a cada uno de los procesos y poder garantizar el éxito del proyecto.
Cultura
Los cambios al principio son complejos ya que implican transformar la cultura organizacional para lograr resultados de alto impacto. Es crucial que estos cambios
estén respaldados por las autoridades de la Universidad, quienes deben actuar como influenciadores y motivadores del cambio. Deben destacar tanto las dificultades inherentes al proceso como los beneficios que se obtendrán al final del camino.
Dieron a conocer las dificultades existentes a todos los miembros de laUniversidad y mostrar el impacto que es posible lograr con laintegración de nuevas tecnologías apalancadas por las estrategias institucionales.
Para respaldar a los docentes en el proceso de transformación, fue fundamental contar con el apoyo de la vicerrectoría. Su rol consistió en no imponer el antiguo modelo de trabajo, sino en motivar y concienciar a los docentes. El objetivo era lograr un equilibrio en el plan de acción seleccionado para iniciar la transformación, especialmente en lo que respecta a la asignación de horarios para clases y horas dedicadas a la investigación.
En cuanto a los estudiantes, la Universidad buscaba ofrecer calidad de servicio, y para lograrlo, fue crucial identificar los aspectos que generaban insatisfacción entre la población estudiantil, logrando determinar con precisión qué aspectos debían abordarse para resolver las inquietudes de los estudiantes.
En el proceso de inscripción actual, todos los estudiantes tienen la oportunidad de acercarse a un centro de atención al cliente, donde se les proporcionan los canales de comunicación necesarios para abordar cualquier pregunta o inquietud relacionada con su inscripción. Esto permite que las facultades accedan rápidamente a la información pertinente para gestionar acciones y ofrecer una respuesta más eficiente
