Organización Inteligente

Gestión Digital de Facturación Hyland

Una situación muy común en las organizaciones.

Muchas empresas reciben facturas por múltiples canales, lo que genera desorden, riesgo de pérdida de documentos y procesos manuales que consumen tiempo. La validación de datos suele hacerse de forma manual, provocando errores y retrasos en la conciliación contable. A esto se suman flujos de aprobación poco claros, falta de trazabilidad y dificultad para auditar o consultar facturas históricas.

El resultado: procesos lentos, costosos y poco transparentes que afectan la eficiencia operativa y la confianza financiera.

Caso de uso: Gestión de Facturación

Retos

Recepción desordenada de facturas por múltiples canales.

Solución

OnBase concentra todas las facturas en un único repositorio digital, con integración directa a buzones de correo y digitalización de documentos físicos.

Beneficio

se elimina el riesgo de pérdida de documentos y se asegura un registro organizado y confiable..

Retos

Errores en la validación manual de datos con el ERP.

Solución

OnBase valida automáticamente órdenes de compra, montos y estados de pago contra el ERP

Beneficio

Disminuyen los errores de conciliación y aumenta la agilidad contable.

Retos

Retrasos en aprobaciones por falta de trazabilidad.

Solución

OnBase define responsables automáticos en cada área, registrando observaciones y aprobaciones en tiempo real.

Beneficio

Los tiempos de aprobación se reducen y los procesos se vuelven más transparentes.

Retos

Dificultad para auditar y localizar documentos

Solución

Cada acción queda registrada con fechas, responsables y comentarios.

Beneficio

se obtiene trazabilidad total y capacidad de auditoría inmediata.

Retos

Consulta lenta de facturas históricas

Solución

OnBase permite acceder a información histórica con filtros avanzados y reportes configurables.

Beneficio

el equipo accede en segundos a la información, mejorando la eficiencia operativa y reduciendo tiempos de respuesta en auditoríass.

Impacto Generado

  • Reducen costos operativos y tiempos de procesamiento.
  • Obtienen mayor control financiero y transparencia en cada etapa.
  • Optimización de recursos con procesos más ágiles y menos manualidad.
  • Mejoran la experiencia de colaboradores y auditores al tener acceso inmediato a la información..

Este caso de uso multiindustria muestra cómo la gestión de facturación deja de ser un proceso manual y riesgoso para convertirse en un flujo digital, transparente y auditable, que impulsa la eficiencia y la competitividad en cualquier organización.

Con la experiencia de nuestro equipo de consultores expertos en Hyland OnBase, llevamos a las organizaciones hacia una gestión de facturación más ágil, segura y transparente, impulsando su competitividad.

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