Organización inteligente

Cómo una solución con Hyland OnBase optimiza la gestión de PQRSFA en organizaciones modernas

En el actual entorno digital, la gestión eficiente de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, felicitaciones y agradecimientos (PQRSFA) se ha convertido en una prioridad para organizaciones públicas y privadas. Cumplir con los tiempos establecidos por la ley, ofrecer trazabilidad completa y mejorar la experiencia del usuario ya no es una opción, sino una necesidad.

Con base en estas necesidades, desde ITIS diseñamos un acelerador de gestión de PQRSFA sobre la plataforma Hyland OnBase, pensado para adaptarse a distintos sectores y modelos organizacionales, especialmente el educativo. Esta solución permite gestionar de forma estructurada, automatizada y controlada cada una de las solicitudes recibidas, garantizando trazabilidad, cumplimiento y eficiencia.

Caso de uso: Gestión de PQRSFA

Retos

Procesos manuales, descentralizados y sin trazabilidad.

Formularios electrónicos configurables en Hyland OnBase, disponibles en web o Unity Client, con validación automática y adjuntos vinculados por número de radicado.

Retos

Incumplimiento o riesgo de incumplir los tiempos de respuesta establecidos por la ley.

Workflows automatizados con asignación de SLAs, temporizadores, alertas y notificaciones en cada etapa del proceso.

Retos

Dificultad para canalizar y clasificar solicitudes de diferentes tipos y usuarios.

Formularios dinámicos que adaptan sus campos según el tipo de usuario (interno, externo o anónimo) y el tipo de solicitud (petición, queja, reclamo, sugerencia, felicitación o agradecimiento).

Retos

Falta de trazabilidad documental y dificultad para hacer seguimiento.

Carpeta virtual organizada jerárquicamente por tipo de solicitud, año y número de radicado, con acceso centralizado a todos los documentos asociados.

Retos

Imposibilidad de tener visibilidad del proceso en tiempo real.

Dashboard de indicadores con filtros por dependencia, tipo de solicitud, estado y mes, para monitorear en tiempo real y tomar decisiones informadas.

La gestión contractual ya no puede seguir siendo un proceso manual ni aislado. Optimizarlo es fundamental para ganar agilidad, reducir riesgos legales y tomar decisiones más informadas. Las organizaciones que modernizan este proceso no solo ganan en eficiencia, sino también en capacidad de respuesta, cumplimiento normativo y competitividad en el mercado.

Conoce cómo puedes implementar esta solución en tu organización y lograr una operación más ágil, eficiente y alineada con las expectativas de tus usuarios y entes reguladores.

Comienza aquí