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Educación Superior
Inscripción Inteligente: Cómo la IA empodera a los estudiantes en las Instituciones de Educación Superior Caso de éxito de la Universidad Católica de Colombia
En este artículo, te presentamos los aspectos más destacados de nuestro webinar «Inscripción Inteligente: Cómo la IA empodera a los estudiantes en las Instituciones de Educación Superior (IES)» Caso de éxito de la Universidad Católica de Colombia. Durante este evento de 60 minutos, contamos con la participación de tres expertos: Franziska Koerner, Product Owner de Foris; Camilo Jiménez Barrera, Director de la Oficina de Registro y Control Académico de la Universidad Católica de Colombia; y Lina María Restrepo, Consultora de Universidad Digital ITIS Support. Estos expertos, con su amplia experiencia en la transformación digital de las Instituciones de Educación Superior, compartieron sus experiencias en la mejora de los procesos de inscripción de horarios para los estudiantes y cómo el área administrativa ha optimizado sus operaciones.
Los principales desafíos que enfrentaba la Universidad Católica de Colombia con su antiguo modelo de inscripción se centraban en un proceso manual tradicional que utilizaba Excel como herramienta principal. A partir de 2017, la universidad implementó las soluciones de Darwin y Albus, lo que marcó el inicio de mejoras significativas en la experiencia de los estudiantes y en la capacidad de proyectar la demanda de registros de horarios personalizados en función de sus historiales académicos.
La experiencia de inscripción con herramientas de IA como Albus beneficia a los estudiantes al proporcionarles propuestas de horarios personalizados basadas en su avance curricular, preferencias y las normativas de la universidad. Esto evita que los estudiantes tengan que enfrentarse a la inscripción desde cero y reduce la presión en la toma de decisiones durante un momento crítico y competitivo en la obtención de cupos en los grupos.
Los resultados alcanzados por la Universidad Católica con su nuevo proceso de inscripción basado en Albus son notables. Se ha mejorado la satisfacción de los estudiantes, ya que se les recomiendan materias y se asignan horarios docentes de manera eficiente. Además, se ha logrado una eficiencia destacada en las primeras horas de inscripción, con más del 70% de los estudiantes completando el proceso en las primeras dos horas de apertura. La aceptación de la propuesta de horario inicial es del 87% en las asignaturas obligatorias. También se ha adaptado el proceso de inscripción para dispositivos móviles, lo que ha beneficiado al 43% de los estudiantes y ha reducido el proceso de inscripción a un promedio de 15 minutos.
La experiencia de inscripción para los estudiantes ha sido transformadora, con recomendaciones precisas de asignaturas y un proceso más ágil. La universidad ha confiado en lo simple y lo intuitivo de la herramienta, eliminando la necesidad de enviar manuales a los estudiantes, lo que ha simplificado el proceso.
Albus, junto con los algoritmos de IA, se utiliza para brindar una experiencia digital personalizada a los estudiantes, teniendo en cuenta su familiaridad con el entorno digital. La personalización y la simplicidad son claves, evitando la intervención de terceros y manteniendo un alto nivel tecnológico en todas las funcionalidades.
El proceso de inscripción es crítico para las universidades, ya que afecta a numerosos procesos adicionales. Albus ha impactado positivamente en aspectos como la reducción de intervenciones manuales, la automatización de gran parte del proceso, el acompañamiento y el soporte, además de humanos de minimizar la posibilidad de errores.
Camilo destaca aspectos como la capacidad de los estudiantes para elegir horarios de asignaturas, las recomendaciones acertadas en sus procesos académicos y la planificación que garantiza la disponibilidad de cupos. Los comentarios positivos de los estudiantes en las redes sociales reflejan el paso hacia el futuro que ha dado la universidad al poner a los estudiantes en el centro de la experiencia educativa.
El caso exitoso de la Universidad Católica de Colombia ilustra cómo la implementación de herramientas como Albus y Darwin puede mejorar significativamente la experiencia de los estudiantes, aumentar la eficiencia en la inscripción y garantizar un avance más fluido en el plan de estudios. Además, la personalización, la simplificación y la integración de tecnología de vanguardia son fundamentales para brindar una experiencia digital óptima a los estudiantes. En última instancia, este enfoque no solo satisface las necesidades de los estudiantes, sino que también impulsa a las instituciones hacia un futuro más centrado en el estudiante y conectado con el mundo digital.
