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Solución
Sector
Caso de Uso
Educación Superior
Optimización de Procesos Académicos con PeopleSoft Campus Solutions
Una Institución de Educación Superior, con más de 70 años de excelencia educativa en Colombia, ha logrado consolidar su posición como una de las principales instituciones privadas certificadas en alta calidad en el país. Dicha institución, decidió llevar a cabo su transformación académica en colaboración con ITIS e implementar la solución de PeopleSoft Campus Solutions de Oracle con el objetivo de modernizar y estabilizar sus procesos académicos, adaptándolos a las necesidades específicas de la institución de educación superior
Durante la implementación de Oracle PeopleSoft en la universidad, ITIS desplegó una serie de estrategias clave que contribuyeron significativamente al éxito del proyecto. En primer lugar, se destacó un enfoque de rápido acompañamiento, donde ITIS proporcionó un soporte constante para resolver cualquier problema que surgiera durante la implementación. Este compromiso continuo garantizó una respuesta inmediata a desafíos emergentes, permitiendo una transición suave y sin interrupciones en los procesos académicos.
Otro aspecto fundamental fue la personalización de la herramienta para adaptarse a las necesidades específicas de la universidad. En un trabajo colaborativo con la institución para adaptar PeopleSoft Campus Solutions a sus procesos y procedimientos únicos. Esta personalización aseguró que la solución tecnológica se alineara perfectamente con los requisitos particulares de la universidad, optimizando así la eficiencia operativa y facilitando la adopción por parte del personal.
Además, la asignación de consultores Manpower al 100%, dedicados exclusivamente a las áreas funcionales de la universidad, fue una estrategia clave. Este enfoque garantizó que la universidad contara con un equipo de expertos completamente comprometido con el proyecto, facilitando el aprendizaje y el uso efectivo de PeopleSoft Campus Solutions.
En marzo de 2021, la universidad llevó a cabo un proyecto de estabilización para potenciar procesos críticos y prioritarios. Dentro de esta estrategia, se estableció un comité interno encargado de determinar las personalizaciones que debían abordarse. La priorización se centró en áreas fundamentales, destacando la inscripción y matrícula, así como la programación académica. Esta iniciativa reflejó un enfoque estratégico en el impacto positivo de las personalizaciones en las áreas y procesos institucionales de mayor relevancia.
En conjunto, estas estrategias demostraron la colaboración efectiva entre ITIS y la universidad, marcando un hito en la optimización y estabilización de los procesos académicos mediante la implementación de Oracle PeopleSoft.
La implementación exitosa de Oracle PeopleSoft en la universidad ha generado impactos positivos en diversos aspectos operativos:
Desafíos Futuros
La universidad, se enfrenta a retos significativos en relación con las actualizaciones y evolutivos de PeopleSoft Campus Solutions. representando oportunidades para el crecimiento y la adaptación continua
Actualización de la Versión:
La universidad afronta el desafío de actualizar la versión de PeopleSoft, considerando la considerable cantidad de personalizaciones implementadas. Este proceso, aunque complejo, se percibe como una oportunidad para mantenerse al día con las últimas características y mejoras del sistema.
Flexibilidad de los Procesos de Formación Académica:
La adaptabilidad continua de los procesos de formación académica se presenta como un reto crucial. Dada la naturaleza cambiante de las necesidades educativas y organizativas, la universidad debe asegurar la flexibilidad de sus sistemas para responder de manera efectiva a los nuevos requisitos.
Recomendaciones Claves para el Éxito en la Implementación:
- Planificación Detallada:
La planificación detallada del proyecto de implementación es esencial. Considerar detenidamente los objetivos institucionales y las necesidades de los usuarios desde el inicio garantiza una ejecución más eficiente y alineada con los resultados deseados. - Acompañamiento Integral:
Contar con el apoyo de un partner experimentado que brinde un acompañamiento integral es crucial. Un equipo especializado puede ofrecer asesoramiento, resolver desafíos en tiempo real y asegurar que la implementación se realice de manera efectiva, maximizando el valor de la solución implementada. - Cultura de Innovación:
Fomentar una cultura de innovación dentro de la institución es clave para aprovechar al máximo las nuevas tecnologías. Incentivar la adaptabilidad, la exploración constante de nuevas funcionalidades y la disposición a adoptar cambios contribuirá al éxito continuo de la implementación.
El caso de uso de la institución educativa, impulsado por la implementación exitosa de Oracle PeopleSoft en colaboración con ITIS, resalta la importancia de la planificación estratégica, el apoyo especializado y la cultura de innovación. A lo largo de este proceso, la universidad ha superado desafíos, optimizado procesos y establecido una base sólida para la mejora continua. Las recomendaciones clave para el éxito en la implementación no solo reflejan las lecciones aprendidas de este caso, sino que también ofrecen pautas valiosas para otras instituciones educativas que buscan transformar y modernizar sus operaciones académicas.