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Caso de Uso
Solución
Sector
Educación Superior
Caso de Uso: De lo manual a la Eficiencia Digital: Un Viaje de Transformación Académica
Una institución líder en educación superior en Colombia, comprometida con la excelencia académica y la innovación, reconoció la necesidad de modernizar sus procesos educativos. En colaboración con ITIS y la implementación consultiva de OnBase, se dio inicio a un proyecto de transformación digital.
El proyecto se enfocó en optimizar un proceso académico importante: las solicitudes y verificaciones en la oficina de admisiones y registro. Antes de la intervención de ITIS, este proceso se manejaba manualmente con documentos físicos, la gestión de formularios impresos consumía una considerable cantidad de tiempo, generando ineficiencias y aumentando el riesgo de errores y retrasos en todo el proceso.
En asociación con ITIS y con el apoyo de OnBase, se implementó una transformación integral.
OnBase permitió la digitalización eficiente y la automatización de flujos de trabajo, eliminando métodos manuales y documentos físicos.
Retos de la Universidad
La institución educativa enfrentaba un desafío crucial relacionado con la falta de visibilidad y trazabilidad en el proceso de solicitudes y verificaciones académicas. La dificultad para realizar un seguimiento claro de la ubicación y etapa de cada solicitud obstaculizaba la capacidad de proporcionar un servicio ágil y eficiente a los estudiantes.
La Universidad enfrentaba extensos tiempos de atención debido al proceso manual y basado en papel utilizado anteriormente. Los estudiantes experimentaban demoras frustrantes para recibir respuestas a sus solicitudes, generando una experiencia menos satisfactoria. Además, la operatividad manual imponía una carga significativa al personal administrativo, afectando la eficiencia operativa.
Asimismo, la gestión de documentos físicos representaba un riesgo considerable para la Universidad. Estos documentos críticos, esenciales para el proceso de admisiones y registro, estaban susceptibles a daños, pérdida o incluso a la incapacidad de ubicarlos cuando se necesitaban con urgencia. Este riesgo no solo tenía implicaciones financieras, sino que también amenazaba la integridad de los registros académicos de los estudiantes.
Estos eran los desafíos fundamentales que la institución educativa enfrentaba antes de adoptar la solución de ITIS.
La incorporación de tecnología digital y automatización se presentó como una oportunidad para mitigar estos dolores y mejorar significativamente la eficiencia y la calidad del servicio.
Cómo orquestamos el proceso hacia una Universidad Digital
La solución OnBase de Hyland, implementada por ITIS se diseñó para automatizar y optimizar por completo este proceso crítico. Se introdujo un formulario digital denominado «Formulario de solicitudes y verificaciones académicas», que permitía a los usuarios, tanto estudiantes como personal administrativo, registrar sus datos básicos y adjuntar los documentos necesarios. Una vez creada la solicitud, el sistema generaba automáticamente un número de radicado para su identificación.
El formulario luego ingresaba a un flujo de aprobación, que involucraba a diferentes usuarios clave del proceso. Una vez que se completaba la aprobación, el sistema notificaba al solicitante a través de un sistema de notificaciones automatizadas. Además, los documentos de la solicitud se transferían a una carpeta digital, permitiendo su procesamiento eficiente a través de DocuWare, el sistema documental de la Universidad.
Beneficios:
Automatización Completa del Proceso de Solicitudes y Verificaciones:
Trazabilidad Exhaustiva de Solicitudes:
Integración Efectiva con Otros Sistemas:
Resultados Duros y Tangibles:
Reducción drástica en el tiempo necesario para procesar solicitudes y verificaciones académicas, mejorando la satisfacción de los estudiantes.
Eliminación del riesgo asociado con la gestión de documentos físicos, reduciendo la posibilidad de daños, pérdida o falta de ubicación.
Mayor eficiencia en el manejo de solicitudes, permitiendo que el personal de la oficina de admisiones y registro se enfoque en tareas de mayor valor agregado.
La implementación de OnBase, ha transformado de manera integral los procesos académicos de la Universidad.
La automatización completa, la trazabilidad exhaustiva y la eficaz integración con sistemas clave han generado beneficios tangibles, reduciendo drásticamente tiempos de procesamiento y riesgos asociados con documentos físicos. Este avance ha mejorado significativamente la eficiencia operativa y la experiencia tanto de estudiantes como del personal administrativo, posicionando a la institución en un nuevo paradigma de excelencia educativa.
