Oraganización Inteligente
Las principales inquietudes de las universidades que avanzan hacia un modelo de universidad inteligente
Reflexiones y respuestas sobre IA, automatización, gestión documental y experiencia estudiantil surgidas durante nuestro webinar sobre onboarding estudiantil.
¿La IA puede procesar certificados académicos con formatos diferentes?
Sí. Uno de los asistentes consultó sobre la capacidad de procesar certificados de notas, considerando que cada institución educativa utiliza formatos, diseños y escalas de calificación diferentes.
Durante la demostración se explicó que la inteligencia artificial puede interpretar documentos con estructuras variables, identificar la información relevante y extraer los datos necesarios independientemente del formato utilizado por cada institución.
Además, cuando los documentos contienen tablas o estructuras complejas, estas también pueden ser analizadas para apoyar los procesos de validación, revisión y toma de decisiones dentro del proceso de admisión.
¿La IA puede detectar documentos incorrectos o cargados por error?
Sí. La solución es capaz de identificar cuando un estudiante adjunta un documento que no corresponde al requisito solicitado o cuando el archivo presenta inconsistencias que impiden su validación.
En estos casos, el sistema puede notificar automáticamente al estudiante sobre el motivo del rechazo y solicitar una nueva carga documental, reduciendo tiempos de espera y evitando revisiones manuales innecesarias por parte del equipo de admisiones.
¿Qué ocurre con documentos históricos o deteriorados?
La tecnología cuenta con capacidades que permiten mejorar la legibilidad de muchos documentos escaneados y extraer gran parte de la información disponible, incluso cuando el documento presenta cierto nivel de deterioro. Cuando algún dato requiere validación adicional o no puede ser identificado automáticamente, los usuarios pueden complementar la información manualmente dentro del mismo proceso, manteniendo la trazabilidad y consistencia del expediente.
¿Es posible integrar estas capacidades con CRM y sistemas institucionales?
Las capacidades presentadas permiten conectarse con CRM, sistemas académicos y otras plataformas que forman parte del ecosistema tecnológico de la universidad. Estas integraciones pueden realizarse de manera nativa para determinadas aplicaciones o mediante desarrollos personalizados según las necesidades de cada institución. Esto facilita el intercambio de información entre diferentes áreas, elimina tareas duplicadas y contribuye a una gestión más eficiente del proceso de admisión.
¿Cómo nos protegemos frente a documentos apócrifos o no originales?
Hyland IDP cuenta con la capacidad de identificar características propias de diferentes tipos documentales.
Por ejemplo, en el caso de un acta de nacimiento, puede validar la presencia de elementos como logos institucionales, números de folio, firmas del registrador y otros atributos que permiten determinar si el documento cumple con las características esperadas.
Adicionalmente, el sistema puede verificar que la información contenida en el documento corresponda efectivamente al estudiante que lo presentó. Cuando el proceso lo requiere, esta información también puede ser contrastada con fuentes externas para fortalecer los controles y reducir el riesgo asociado al uso de documentos apócrifos o alterados.
¿Dónde se almacena la información procesada?
La información y los documentos procesados se almacenan dentro del expediente digital del estudiante. En la demostración realizada durante el webinar, este expediente se encontraba configurado en Hyland OnBase; sin embargo, esto no representa una limitación para la solución.
La plataforma tiene la capacidad de entregar tanto los documentos como la información extraída a otros repositorios o sistemas de almacenamiento definidos por la universidad. En el caso de Hyland OnBase, la capacidad de almacenamiento dependerá de la infraestructura seleccionada y del modelo de implementación adoptado, ya sea en la nube de Hyland o en una infraestructura propia de la institución.
¿Qué capacidades de reportería y alertas ofrece la solución?
Hyland OnBase dispone de módulos de analítica y monitoreo de procesos que permiten construir reportes orientados a la toma de decisiones. Algunos ejemplos incluyen:
- Estado de los documentos.
- Indicadores de expedientes.
- Seguimiento de trámites por estudiante.
- Tiempos de atención y procesamiento.
- Cumplimiento de acuerdos de servicio.
Cuando la institución requiere capacidades analíticas más avanzadas, la información puede ser compartida de forma estructurada con herramientas especializadas como Power BI u otras plataformas de inteligencia de negocio.
En cuanto a la gestión de alertas, la solución es altamente configurable y permite definir notificaciones internas o externas de acuerdo con las necesidades operativas de la universidad y la periodicidad requerida.
En nuestra universidad, después de que el aspirante se registra y carga sus documentos, un asesor debe crear manualmente la solicitud de admisión en el sistema institucional. ¿Es posible integrar ambos procesos?
La capacidad de integración es uno de los principales atributos de la solución.
Este tipo de escenarios es común en muchas instituciones de educación superior y, en la mayoría de los casos, puede automatizarse para evitar tareas manuales repetitivas.
La solución permite crear registros, transferir información y sincronizar datos entre diferentes sistemas de manera automática, reduciendo tiempos operativos y minimizando el riesgo de errores asociados a la intervención manual.
¿Hyland IDP está incluido en la última versión de OnBase o requiere una licencia adicional?
Hyland IDP es una solución que forma parte del ecosistema de productos de Hyland y se integra de forma nativa con OnBase. Por esta razón, requiere un licenciamiento independiente al de OnBase.
El modelo de licenciamiento de Hyland IDP se basa en el volumen de páginas procesadas. Esta capacidad puede ser utilizada de forma transversal por diferentes áreas y procesos dentro de la organización, maximizando el aprovechamiento de la inversión realizada.
Desde ITIS acompañamos a nuestros clientes en la evaluación y definición del esquema de licenciamiento más adecuado, buscando siempre una implementación costo-eficiente y alineada con sus necesidades operativas y de crecimiento.
Las universidades inteligentes no nacen por casualidad. Si busca transformar sus procesos y mejorar la experiencia estudiantil, conversemos.