Tipo de Contenido
Solución
Sector
Universidad
Fabricante
Caso de éxito
Educación Superior
Tipo de Contenido
Caso de éxito
Solución
Sector
Educación Superior
Universidad
Fabricante
Hace siete años, la Universidad Pontificia Bolivariana de Colombia (UPB) se enfrentó al desafío de responder rápidamente al crecimiento de estudiantes que estaba experimentando. Inicialmente, realizaron modificaciones en el edificio de ingeniería y trasladaron algunos cursos a las aulas de su colegio de primaria como medida provisional, mientras buscaban una solución definitiva para optimizar y aprovechar al máximo la infraestructura universitaria.
Al mismo tiempo, los responsables académicos necesitaban una herramienta que fuera fácil y rápida de usar, por lo que optaron por utilizar planillas de Excel con fórmulas y
datos para facilitar la planificación adecuada. Además de buscar las metodologías utilizadas por universidades en Estados Unidos para mejorar el aprovechamiento de su infraestructura.
Por último, encontraron en Darwin la solución adecuada, dado que podrían mejorar el uso
de sus salas y la comodidad de sus estudiantes.
Comenzaron con un piloto que tenía un único objetivo: trasladar a los estudiantes de su colegio a la universidad.
Introdujeron en Darwin los datos de las salas, mallas curriculares, grupos y alumnos. Las primeras simulaciones arrojaron resultados sorprendentes al evidenciar que las salas existentes eran demasiado grandes y que si creaban grupos más pequeños podrían optimizar el uso de la infraestructura. En colaboración con el arquitecto, tomaron la decisión de dividir las aulas para abordar un problema que había estado preocupando al área académica durante meses.
“Uno de los mayores logros fue acomodar a los estudiantes en salasadecuadas a sus necesidades”. Daniela Castaño, Coordinadora deProgramación Académica.
Conoce nuestro caso de éxito en la red de apoyo estudiantil
Cultura de datos
El camino hacia la mejora de los procesos siempre contó con el apoyo incondicional de los directivos de la Universidad. Desde el principio, se estableció una sólida cultura de datos con el objetivo de optimizar la utilización de las salas, pero que resultó en la reducción de horas programadas. Los grupos fueron perfeccionándose gradualmente, ajustándose a la planificación docente y teniendo en cuenta la disponibilidad horaria de cada profesional para impartir sus conocimientos.
Un logro destacable del equipo académico fue la estandarización delos nombres de las asignaturas, permitiendo una mejor organizacióninterna.
Equipo multidisciplinario y mejora continua
Cada facultad de la UPB contaba con un director académico, un asistente administrativo y un responsable de los espacios físicos. Al conectarlos a todos en una misma plataforma, se logró centralizar la información para identificar el mejor escenario, evitando la duplicación de planificaciones y la ocupación innecesaria de salas para eventos específicos, que posteriormente quedaban subutilizadas durante el resto del semestre.
Se pasó de un equipo de veinticuatro personas que dedicaban sus horas de trabajo durante meses a conseguir la mejor planificación y proyección para el semestre, a cuatro personas que atendían este proceso mediante Darwin, permitiendo que el resto del equipo se enfocara en otras tareas, como atender las necesidades de los alumnos y trabajar en la mejora continua.
Junto a Foris logramos definir un equipo multidisciplinario para llevaradelante el proceso de transformación dentro de la Universidad”.Daniela Castaño, Coordinadora de Programación Académica.
Pero los avances no terminaron ahí…
Todas las estrategias desarrolladas en Medellín se extendieron a otras sedes de la Universidad, lo que resultó en la presencia de Darwin en Palmira, Montería y
Bucaramanga. Además, se completó la transición a Banner 9 e implementaron Ethos de Ellucian, facilitando así la integración de todas sus soluciones.