Descripción del proyecto

Plataforma de automatización para la gestión de documentos, procesos y datos

Una plataforma única para toda su organización

OnBase ofrece soluciones a través de una única plataforma, la cual gestiona todo el contenido empresarial en una ubicación segura, integrándose con el resto de las aplicaciones, para poder disponer de la información en el momento y el lugar en el que se necesite, lo que aportará mejoras a nivel de servicio y productividad, reduciendo de costes operativos y minimizando de riesgos. Además, aporta capacidades para que cada área del negocio pueda desarrollar sus propias soluciones en un entorno low code.

Paquetes de OnBase
para Implementación de
Procesos Empresariales

Ventanilla Única
Correspondencia + PQRSF

Proporcione a sus clientes internos y externos un punto único de contacto ante toda su organización, cumpliendo con los términos de ley, con trazabilidad de principio a fin y alertas tempranas para responder a tiempo y mejorar los indicadores de servicio.

Retos a solucionar

Pasa el cursor para más información

Congestión en las comunicaciones impresas, telefónicas y correo electrónico.

Incremento de la fuerza laboral para responder a la operación​.

Sanciones por incumplimiento.

No hay medición sobre los indicadores de gestión de las PQRSF.

Dificultad en la comunicación de los clientes internos y externos con la organización.

Altos costes asociados a la pérdida, destrucción o eliminación de documentos.​

Beneficios

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Gestión de Multicanalidad.

Digitalización de todo el proceso de principio a fin.

Radicación de PQRSF o solicitud desde cualquier sitio y en una única ventanilla.

Asegura el cumplimiento de los SLAs​.

Colaboración efectiva entre áreas en un mismo flujo de proceso​.

Optimiza la productividad y la eficiencia al disminuir el tiempo de documentación y de respuesta.

Reducción el consumo de papel y los costes asociados​.

Monitoreo y cumplimiento de tiempos de respuesta de acuerdo con la normativa nacional.

Generación de reportes en tiempo real para todos los niveles.

Trazabilidad y auditoría de los procesos de PQRSF.

Capacidades

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Formularios Electrónicos nativos permiten realizar solicitudes y radicar PQRSF.

Workflows que permiten validar reglas y elegir el camino de escalamiento de la solicitud o PQRSF y asignar a usuarios responsables tareas de gestión.

Tableros de Control para el control el análisis y seguimiento en tiempo real del proceso.

Composición de documentos que permiten estructuras respuestas o construcción documentos alimentando plantillas precargadas.

Almacenamiento de documentos e información en una carpeta virtual generada automáticamente por la plataforma.

Interfaz de acceso nativa que permitirá realizar todas las actividades de operación y consulta de la información.

Integración con directorio activo para autenticación con credenciales propias del dominio.

Retos a solucionar

Toca para más información

Congestión en las comunicaciones impresas, telefónicas y correo electrónico.

Incremento de la fuerza laboral para responder a la operación​.

Sanciones por incumplimiento.

No hay medición sobre los indicadores de gestión de las PQRSF.

Dificultad en la comunicación de los clientes internos y externos con la organización.

Altos costes asociados a la pérdida, destrucción o eliminación de documentos.​

Beneficios

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Gestión de Multicanalidad.

Digitalización de todo el proceso de principio a fin.

Radicación de PQRSF o solicitud desde cualquier sitio y en una única ventanilla.

Asegura el cumplimiento de los SLAs​.

Colaboración efectiva entre áreas en un mismo flujo de proceso​.

Optimiza la productividad y la eficiencia al disminuir el tiempo de documentación y de respuesta.

Reducción el consumo de papel y los costes asociados​.

Monitoreo y cumplimiento de tiempos de respuesta de acuerdo con la normativa nacional.

Generación de reportes en tiempo real para todos los niveles.

Trazabilidad y auditoría de los procesos de PQRSF.

Capacidades

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Formularios Electrónicos nativos permiten realizar solicitudes y radicar PQRSF.

Workflows que permiten validar reglas y elegir el camino de escalamiento de la solicitud o PQRSF y asignar a usuarios responsables tareas de gestión.

Tableros de Control para el control el análisis y seguimiento en tiempo real del proceso.

Composición de documentos que permiten estructuras respuestas o construcción documentos alimentando plantillas precargadas.

Almacenamiento de documentos e información en una carpeta virtual generada automáticamente por la plataforma.

Interfaz de acceso nativa que permitirá realizar todas las actividades de operación y consulta de la información.

Integración con directorio activo para autenticación con credenciales propias del dominio.

Tiempo de Implementación: 9 semanas

Aplican términos y condiciones.

Contacta a Ventas

Gestión de
Contratos

Gestión automatizada de todo el ciclo de vida del contrato, logrando una vista completa de toda la información, las tareas, las actividades y la correspondencia relacionada ​a los procesos contractuales.

Retos a solucionar

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Renovación de contratos a tiempo evitando vencimientos.

Errores que se comenten durante el proceso por el alto volumen de trabajo.

Falta de control en los tiempos de respuesta a las áreas internas.

Alta tasa de entrada de datos en procesos manuales y repetitivos.

Visibilidad limitada de las cargas de trabajo​.

Falta de sistemas de control.

Documentación inconsistente y con errores recurrentes.

Relaciones conflictivas con los proveedores​.

Pérdida de oportunidades​ y alta burocracia.

Beneficios

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Notificación automática sobre renovaciones y los vencimientos.

Manejo de versiones y revisión de contratos.

Automatización de flujos de aprobación de acuerdo con las reglas del negocio.

Eficiencia en el desarrollo de contratos a través del uso de plantillas y manejo de clausulado.

Minimiza el error humano.

Incrementa los niveles de servicio tanto al cliente interno como al cliente externo.

Reducción del riesgo de la reputación comercial​.

​Repositorio central de contratos​ y carpeta del proveedor 360.

Generación de reportes en tiempo real para todos los niveles.

Capacidades

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Formularios electrónicos nativos permiten la solicitud de creación de contratos de compras desde cualquier área que lo requiera.

Workflows permite validar completitud de la solicitud y que sea aprobado o rechazado por las áreas correspondientes.

Tableros de Control para el análisis y seguimiento en tiempo real del proceso.

Almacenamiento de documentos e información del contrato en una carpeta virtual generada automáticamente por la plataforma.

Interfaz de acceso nativa que permitirá realizar todas las actividades de operación y consulta de la información.

Digitalización y captura de documentos asociada al contrato desde la recepción de la información.

Retos a solucionar

Toca para más información

Renovación de contratos a tiempo evitando vencimientos.

Errores que se comenten durante el proceso por el alto volumen de trabajo.

Falta de control en los tiempos de respuesta a las áreas internas.

Alta tasa de entrada de datos en procesos manuales y repetitivos.

Visibilidad limitada de las cargas de trabajo​.

Falta de sistemas de control.

Documentación inconsistente y con errores recurrentes.

Relaciones conflictivas con los proveedores​.

Pérdida de oportunidades​ y alta burocracia.

Beneficios

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Notificación automática sobre renovaciones y los vencimientos.

Manejo de versiones y revisión de contratos.

Automatización de flujos de aprobación de acuerdo con las reglas del negocio.

Eficiencia en el desarrollo de contratos a través del uso de plantillas y manejo de clausulado.

Minimiza el error humano.

Incrementa los niveles de servicio tanto al cliente interno como al cliente externo.

Reducción del riesgo de la reputación comercial​.

​Repositorio central de contratos​ y carpeta del proveedor 360.

Generación de reportes en tiempo real para todos los niveles.

Capacidades

Toca para más información

Formularios electrónicos nativos permiten la solicitud de creación de contratos de compras desde cualquier área que lo requiera.

Workflows permite validar completitud de la solicitud y que sea aprobado o rechazado por las áreas correspondientes.

Tableros de Control para el análisis y seguimiento en tiempo real del proceso.

Almacenamiento de documentos e información del contrato en una carpeta virtual generada automáticamente por la plataforma.

Interfaz de acceso nativa que permitirá realizar todas las actividades de operación y consulta de la información.

Digitalización y captura de documentos asociada al contrato desde la recepción de la información.

Tiempo de Implementación: 8 semanas

Aplican términos y condiciones.

Contacta a Ventas

Las capacidades que su organización necesita para ser más ágil, eficiente y automatizada con OnBase

Una única plataforma

OnBase ofrece una plataforma única para el desarrollo de aplicaciones de gestión de contenido que además se integran con otros sistemas empresariales en tiempo real, reduciendo el ingreso de datos manualmente, automatizando el procesamiento de información entre plataformas diferentes y aportando valor tanto a su negocio como a su departamento de TI.

Solución en Nube

Implemente OnBase en la nube, extienda el acceso hasta los dispositivos móviles e intégrelo con sus aplicaciones existentes – beneficiándose de las fortalezas y de la seguridad propia de la plataforma OnBase. Su organización tendrá el acceso, control y capacidad de ejecución con todas las prestaciones de la Nube, sin detener su negocio por la contingencia y brindando una experiencia integral a sus clientes y usuarios internos.

Low code

Reduzca los gastos, el tiempo de desarrollo y los silos departamentales mediante la creación rápida de soluciones para la gestión de contenido desarrollando aplicaciones Low Code. Desarrolle capacidades en cada equipo y departamento de su organización para la creación de flujos de trabajo y aplicativos que apalancan su productividad.

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OnBase es una Solución de Hyland.

Ha sido nombrado líder en el Cuadrante Mágico de Gartner para Plataformas de Servicios de Contenido por tres años consecutivos. El informe es una evolución del Cuadrante Mágico de Gartner para la Gestión de Contenido Empresarial, que había nombrado líder a OnBase durante siete años consecutivos, completando así una década como líder en esta área.

ITIS es partner de Hyland para Colombia.

¿Está interesado en OnBase?

Para conocer más sobre la gestión de información corporativa que te permita administrar casos, facilitar contenidos y automatizar procesos en su organización podemos realizar un Diagnóstico Inicial.

Karol Polanía
Directora de Nuevos Negocios
+57 3167927998
karol_polania@itis.com.co

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