Organización Inteligente

Automatiza y centraliza la titulación académica con Hyland OnBase para agilizar procesos y mejorar la experiencia estudiantil.

En muchas instituciones de educación superior, el proceso de certificación y titulación todavía implica validaciones manuales, búsqueda de documentos en diferentes sistemas y comunicación fragmentada con el estudiante. Cada retraso no solo afecta los tiempos de entrega de títulos, sino también la experiencia y confianza del alumno en su universidad.

Este fue el punto de partida para que uno de nuestros clientes decidiera transformar su manera de gestionar certificaciones y titulaciones, integrando Hyland OnBase con sus sistemas académicos para automatizar tareas, centralizar la información y garantizar el cumplimiento normativo, sin importar si el estudiante está en el campus o en otro país.

Caso de uso: Titulación Estudiantil

Retos

Procesos manuales y dependencias operativas.

Solución

A través de integraciones API entre el sistema SIS del cliente y OnBase, se automatizó el envío de datos del estudiante y la validación de requisitos. OnBase realiza la verificación documental y del estado académico de forma automática, notificando de inmediato cualquier documento faltante.

Retos

Falta de trazabilidad y control.

Solución

Con la implementación de flujos automatizados en OnBase, la gestión de solicitudes ahora está centralizada y controlada por roles. Se generaron procesos automáticos de aprobación y rechazo, además de la emisión de títulos electrónicos y sus metadatos, con registro y trazabilidad en cada paso.

Retos

Gestionar las validaciones de títulos y certificados con entes externos.

Solución

Mediante la integración via API, se automatizó el envío de títulos y certificados y facilitando la validación automática con entidades externas, reduciendo errores y tiempos de gestión.

Retos

Comunicación dispersa con el estudiante

Solución

A través de una integración con el front del estudiante, se centralizó toda la comunicación, permitiendo al estudiantes estar informando sobre cambios de estado, aprobaciones, rechazos y pendientes en tiempo real.

Retos

Formularios y documentación no estandarizada

Solución

Con el desarrollo de formularios Unity, se estandarizó el registro de solicitudes, configurando hasta 30 tipos documentales y palabras clave para facilitar la búsqueda avanzada y las consultas personalizadas.

Retos

Sistemas no interoperables

Solución

A través de integraciones con el front de estudiante, el sistema SIS, el ERP y entidades externas, se logró la interoperabilidad total entre plataformas, con datos en formato JSON, API REST y seguridad mediante cuentas de servicio dedicadas, asegurando la sincronización en tiempo real.

Beneficios

  • Eliminación de errores humanos y duplicidad de datos.
  • Reducción drástica de los tiempos administrativos y del ciclo de emisión de títulos.
  • Cumplimiento normativo garantizado y trazabilidad completa del proceso.
  • Mejora sustancial en la experiencia del estudiante, que ahora recibe información clara, oportuna y confiable.
  • Organización documental eficiente y acceso rápido a la información, incluso para auditorías y procesos de internacionalización académica.
  • Visibilidad de la Gestión 360° del estudiante

Si tu institución de educación superior busca acelerar procesos académicos, garantizar cumplimiento normativo y mejorar la experiencia estudiantil en un contexto local o internacional, descubre cómo Hyland OnBase puede integrarse a tus sistemas y transformar tu gestión de arquitectura de contenidos.

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