Organización Inteligente
De la gestión manual a la eficiencia digital: el caso de éxito de Petromil con Hyland
Petromil: energía que impulsa operación y crecimiento
Petromil es una compañía colombiana del sector energético con un fuerte enfoque en logística, comercialización de gas y generación de energía. Su operación, que llega a regiones de alta complejidad, exige procesos eficientes, controlados y altamente trazables.
En este contexto, la transformación digital se convirtió en un habilitador clave para mejorar la eficiencia operativa, fortalecer la gestión financiera y escalar su operación.
Caso de éxito: Automatización de procesos
Retos
Baja trazabilidad en facturas y documentos
La compañía no contaba con visibilidad clara del estado de las facturas ni del flujo documental, lo que generaba reprocesos, incertidumbre y retrasos en pagos.
Solución Automatización del proceso de radicación
Con Hyland OnBase, Petromil automatizó la recepción de facturas. La plataforma se integra con los buzones de correo, captura la información automáticamente y registra cada documento dentro del flujo definido, sin intervención manual.
Resultado Mayor eficiencia en la gestión de facturación
Se pasó de gestionar el 70% de las facturas a alcanzar un 99% de radicación dentro de los tiempos establecidos, mejorando la eficiencia operativa y reduciendo errores.
Retos
Alta carga operativa por procesos manuales
El equipo debía revisar correos, descargar archivos y cargar información manualmente, lo que consumía tiempo y recursos clave.
Solución Digitalización y automatización de tareas repetitivas
OnBase elimina la intervención manual en la captura y clasificación de documentos, optimizando el flujo de trabajo desde el ingreso de la factura.
Resultado
Se liberó capacidad operativa del equipo, permitiendo enfocarse en actividades estrategicas en lugar de tareas admisnitrativas
Retos
Falta de intregración entre sistemas críticos
Los procesos de validación dependían de revisiones manuales y no estaban conectados con sistemas como SAP.
Solución Integración con SAP para validación automática
OnBase de sintrgra con SAP para validar órdenes de compra y soportes en tiempo teal, asegurando costistencia en la información.
Resultado
Se minimizan incostistencias y se garantiza que cada factura cumpla con los requisitos antes de avanzar en el proceso
Retos
Seguimiento manual y descentralizado
El control del estado de las solicitudes dependía de reportes manuales y comunicación entre áreas.
Solución Flujos de trabajo digitales con trazabilidad en tiempo real
Se diseñaron workflows que permiten visualizar cada etapa del proceso, con notificaciones automáticas para los responsables.
Resultado visibildiad total del proceso
Usuarios y áreas involucradas pueden consultar en tiempo real el estado de cada solicitud, mejorando la toma de decisiones.
Retos
Riesgos legales y fiscales por falta de control
La ausencia de control estructurado generaba riesgos en procesos como reportes y cumplimiento normativo
Solución Gestion documental centralizada y control normativo
OnBase permite gestionar procesos asociados a la DIAN, incluyendo aceptación, devolución y trazabilidad de facturas.
Resultado Reduccion de riesgos y cumplimiento asegurado
Mayor control sobre la información y disminución de errores que pueden impactar reportes fiscales
Retos
Procesos no estandarizados en otras áreas
La gestión de anticipos, contratos y documentos legales no contaba con procesos estructurados ni centralizados.
Solución Expansión de la plataforma a nuevos procesos
Se incorporaron flujos para la gestión de anticipos a proveedores y procesos legales dentro de la misma plataforma.
Resultado Estandarización y escalabilidad
Procesos unificados, mayor control organizacional y capacidad de crecimiento sin aumentar complejidad operativa.
Impacto Generado
La implementación de Hyland OnBase permitió a Petromil transformar su operación desde una lógica manual hacia un modelo digital, automatizado y escalable.
Hoy la compañía cuenta con:
Testimonio
“ITIS es un excelente implementador, con la capacidad de integrar todos los frentes de la solución en un solo aliado. Esto nos dio la tranquilidad de trabajar con un equipo con experiencia comprobada, conocimiento profundo y, sobre todo, la capacidad de aportar valor más allá de la tecnología. Hoy podemos afirmar que es un socio estratégico en nuestro proceso de transformación digital
Clemente Maldonado
Gerente de Tecnologías y Digitalización,
Petromil
La implementación de la solución fue acompañada por ITIS, destacándose por su experiencia, conocimiento técnico y capacidad de integrar múltiples frentes en una sola estrategia.