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Educación Superior
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Iniciar la vida universitaria es un emocionante y desafiante paso para cada estudiante, y el proceso de inscripción marca el comienzo de una etapa académica que con frecuencia puede resultar abrumadora. Conscientes de esta problemática, Foris junto al Tecnológico de Monterrey desarrollaron la “Inscripción por Paquetes”, una nueva funcionalidad de Albus, orientada a optimizar el proceso de inscripción para los estudiantes de primer ingreso del TEC y asegurarles una combinación óptima de horario.
Inscripción por paquetes
La inscripción por paquetes permite a los estudiantes inscribir conjuntos de horarios y combinaciones de materias previamente establecidas, permitiéndoles intercambiar opciones completas de horario con tan solo un clic y realizar ajustes según sus preferencias individuales. Cada paquete está diseñado para cumplir con las reglas y normativas de la Universidad, asegurando que cada estudiante pueda encontrar la combinación perfecta que se adapte a sus metas académicas, con un requisito mínimo de asistencia y orientación por parte de la universidad para completar su inscripción.
Imagen de la Plataforma Albus de Foris Cloud Education Suite – Paquetes
Una característica de esta funcionalidad es que los estudiantes nuevos cuentan con cupos de paquetes exclusivos en grupos que también admiten estudiantes de reingreso, lo que les brinda mayor seguridad para encontrar un cupo en los grupos que necesitan para inscribir carga completa. Esta ventaja es particularmente valiosa dado que ellos están menos familiarizados con el plan de estudios y su normativa, y ofrecerles paquetes de horarios pre-elaborados les sirve como una guía académica confiable para orientar sus elecciones.
Imagen de la Plataforma Albus de Foris Cloud Education Suite -Propuesta de horarios
Otra ventaja que se destaca de los paquetes es la inscripción sincronizada, perfecta para estudiantes que desean compartir una configuración de horario similar a la de sus compañeros, dado que les brinda la opción de tomar paquetes con cupos compartidos, fomentando la retención y fortaleciendo los vínculos de acompañamiento entre los estudiantes nuevos. Esta funcionalidad es aplicable a una amplia variedad de materias, como obligatorias de distintos semestres, electivas, especializaciones e incluso idiomas extranjeros.
Flexibilidad desde el inicio
La razón del enfoque en los estudiantes nuevos es sencilla: se buscó darles autonomía y empoderarlos en la planificación de su trayectoria académica desde el inicio. Sin embargo, ofrecer este nivel de autonomía sin las herramientas adecuadas habría presentado tres grandes desafíos:
Capacitación y apoyo personalizado por parte del equipo de acompañamiento de la universidad a los estudiantes nuevos, y por ende, la necesidad de participación de muchas personas para soportar la inscripción.
Decisiones poco informadas y conducentes a riesgos académicos, debido a que los estudiantes nuevos tienen muy poco contexto
Una experiencia abrumadora debido a la abundancia de opciones y variables involucradas en el proceso. Este fenómeno psicológico es conocido en inglés como
overchoice.
Imagen de la Plataforma Albus de Foris Cloud Education Suite – Alertas
La funcionalidad de inscripción de paquetes permite ofrecer lo mejor de dos mundos: entregar un autoservicio para que los estudiantes se sientan dueños de las decisiones que terminarán moldeando su vida académica, con una oferta simplificada y optimizada para asegurar su éxito. Todo a través de una plataforma que asiste al estudiante de manera virtual y que facilita la nivelación de los grupos en cantidad de alumnos dentro de un mismo paquete, sin necesidad de un gran despliegue humano por parte de la Universidad.
Impacto más allá de lo esperado
Los resultados obtenidos con los estudiantes nuevos para el proceso de inscripción del período Agosto-Diciembre 2023, demuestran el impacto de la funcionalidad por paquetes:
Un total de 10.648 estudiantes nuevos (88%) utilizaron la inscripción por paquetes, inscribiendo aproximadamente 10 materias en menos de 35 minutos.
La inteligencia artificial de Albus generó 11.8k propuestas personalizadas para estudiantes nuevos, de las cuales el 80% fue aceptada.
El 81.3% de los estudiantes nuevos calificó como satisfactoria su experiencia de inscripción
Además, los logros obtenidos no se limitan solo a los estudiantes nuevos, ya que el resto de estudiantes del TEC continúan experimentando los beneficios de Albus, tras 2 años desde la implementación de la herramienta
51.000 estudiantes se inscribieron en sólo 4 días de turnos de inscripción.
65% de las propuestas con inteligencia artificial fueron aceptadas por los estudiantes
Albus generó más de 4.37 millones de alertas automáticas para guiar a los estudiantes durante todo el proceso de inscripción.
A través del motor de reglas de Albus, se cumplieron 4.29 millones de normativas de inscripción, garantizando la calidad de los horarios en todos los estudiantes.
La inscripción por paquetes es solo un ejemplo de cómo el Tecnológico de Monterrey y Foris están impulsando la innovación en los procesos de operación académica para hacer que la experiencia educativa sea eficiente y personalizada para cada estudiante.
