Oraganización Inteligente
¿Cómo automatizar el proceso de exportaciones con Microsoft Power Platform?
¿Cómo puede una empresa mejorar la trazabilidad de sus exportaciones y reducir tareas manuales?
Microsoft Power Platform permite conectar pedidos, aprobaciones, documentos y estados de embarque en un flujo centralizado. Power Automate orquesta las tareas, Dataverse organiza la información, Power Apps facilita la gestión operativa y AI Builder extrae datos de documentos como el Bill of Lading. Así, las empresas pueden reducir la digitación manual, mejorar la trazabilidad y gestionar cada exportación con mayor control.
¿Qué significa automatizar un proceso de exportaciones?
Automatizar un proceso de exportaciones significa integrar la información, los documentos, las aprobaciones y los responsables que intervienen desde la recepción del pedido hasta la preparación del embarque.
En muchas organizaciones, estos datos están distribuidos entre el ERP, archivos de Excel, correos electrónicos, documentos PDF y conversaciones con las navieras. Esta fragmentación dificulta conocer el estado real de cada operación, identificar pendientes y responder a tiempo ante retrasos o inconsistencias.
Microsoft Power Platform permite crear una capa operativa conectada con los sistemas existentes, sin necesidad de reemplazar el ERP.
¿Qué problemas resuelve Power Platform en la gestión de exportaciones?
Las empresas exportadoras suelen enfrentar tres desafíos principales:
Información Dispersa:
Los pedidos, clientes, productos y destinos se administran en diferentes sistemas o archivos, lo que obliga al equipo a buscar y consolidar información manualmente.
Falta de trazabilidad
Cuando las aprobaciones y los documentos se gestionan por correo, resulta difícil saber en qué etapa se encuentra cada embarque, quién debe actuar y qué información sigue pendiente.
Digitación manual de documentos
La información contenida en archivos como el Bill of Lading debe copiarse manualmente. Esto aumenta el riesgo de errores en datos críticos como el puerto de salida, el puerto de destino, el destinatario o el número de reserva.
¿Cómo funciona la solución?
La arquitectura puede variar según el ERP y las necesidades de cada organización. En el caso de uso desarrollado por ITIS, el proceso funciona en cinco etapas.
- Ingreso de pedidos: Power Automate recibe y valida la información generada por el ERP, ya sea mediante archivos, conectores, APIs o servicios web.
- Centralización de datos: Dataverse relaciona clientes, pedidos, productos, embarques, navieras y documentos en un solo registro.
- Gestión del embarque: Desde Power Apps, el equipo consulta estados, responsables, destinos, documentos y pendientes.
- Aprobaciones automatizadas: Teams u Outlook permiten aprobar, rechazar o solicitar ajustes, dejando trazabilidad de cada decisión.
- Procesamiento documental: Cuando la naviera carga el Bill of Lading en SharePoint, AI Builder extrae datos clave y los vincula con el embarque para su validación.
¿Qué herramientas intervienen?
La solución integra diferentes capacidades de Microsoft:
- Power Apps: gestión y seguimiento de los embarques.
- Power Automate: automatización de datos, alertas y aprobaciones.
- Dataverse: centralización de pedidos, clientes y estados.
- SharePoint: almacenamiento de documentos.
- AI Builder: extracción de datos del Bill of Lading.
- Teams y Outlook: notificaciones y aprobaciones.
¿Qué errores deben evitarse?
Los principales riesgos son automatizar un proceso que aún no está organizado, utilizar información inconsistente y confiar completamente en la extracción realizada por la IA.
También se debe controlar el acceso de las navieras y definir qué ocurre cuando un documento está incompleto, un pedido está duplicado o una aprobación se retrasa.
Visualiza nuestro Caso de uso de Proceso de exportación
Caso de uso de ITIS: automatización de exportaciones
En ITIS desarrollamos un caso de uso para una empresa exportadora del sector agroindustrial.Power Automate procesa la información proveniente del ERP y crea los registros de pedidos y embarques en Dataverse. Desde Power Apps, el equipo consulta el estado de cada operación, gestiona pendientes y revisa documentos
Las aprobaciones se envían mediante Teams u Outlook. Posteriormente, las navieras cargan el Bill of Lading en SharePoint y AI Builder extrae los datos principales para relacionarlos con el embarque correspondiente.De esta manera, el pedido, la aprobación y la documentación se gestionan dentro de un mismo flujo, con responsables claros y mayor trazabilidad.
¿Qué resultados puede generar?
- Centralizar pedidos, documentos y aprobaciones.
- Conocer el estado de cada embarque.
- Reducir tareas de digitación manual.
- Identificar documentos y aprobaciones pendientes.
- Mejorar la trazabilidad de responsables y decisiones.
- Generar información para medir tiempos y resultados.
El impacto puede evaluarse mediante indicadores como el tiempo de aprobación, el porcentaje de documentos procesados automáticamente y la cantidad de errores o devoluciones.
Recomendación del especialista
Andrés Valderrama, experto en Microsoft Power Platform en ITIS, recomienda comenzar por la definición del proceso y no por la herramienta.
Antes de automatizar, es necesario establecer los responsables, las reglas de aprobación, los datos requeridos y las posibles excepciones. La implementación puede comenzar con un flujo controlado y evolucionar posteriormente hacia analítica y agentes de inteligencia artificial.
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